Аудит склада

• Подготовка инвентаризации
• Пересчет товара
• Подведение итогов

Как правильно подготовить и провести инвентаризацию?

• Издайте приказ о проведении инвентаризации

Приказ может быть издан в свободной форме или на унифицированном бланке (форма ИНВ-22) и должен содержать ответы на вопросы:

• Когда проводится инвентаризация? - конкретные даты начала и окончания
• Кто её проводит? – состав инвентаризационной комиссии
• Что проверяется? – перечень инвентаризируемой номенклатуры, если проверка выборочная, либо полная проверка, когда инвентаризируется весь товар на складе.

Важные нюансы:
По требованию законодательства инвентаризация проводится:

• минимум раз в год для составления годовой бухгалтерской отчётности;
• при смене материально-ответственных лиц;
• при продаже, покупке или сдаче имущества в аренду;
• при реорганизации предприятия;
• по причине форс-мажорных обстоятельств (пожар, наводнение, порча имущества, выявление кражи и т.п.);
• по инициативе (просьбе) одного из материально ответственных лиц.

В состав инвентаризационной комиссии нельзя включать материально ответственных сотрудников, но они должны обязательно участвовать при пересчете.

• Проверьте наличие документов о движении ТМЦ

Перед началом инвентаризации все документы о движении ТМЦ должны быть сданы в бухгалтерию, а сами ТМЦ – оприходованы или списаны. В качестве подтверждения, что все эти действия выполнены в полном объёме, материально ответственные лица расписываются в особом разделе в инвентаризационной описи.
Для чего это нужно?
Инвентаризация – это сопоставление учетных и фактических остатков, и вы должны быть уверены в полноте учётных данных, поэтому новые поступления должны перейти в статус товара для продажи и быть перенесенными в информационной системе на места хранения ещё до подсчёта. Не забудьте про виртуальные склады, куда любят «помещать» проблемный товар. Например, бракованный и нетоварного вида товар учитывается отдельно и инвентаризируется по отдельной ведомости.

• Подготовьте товар к пересчёту

До проведения инвентаризации склад должен провести все операции по выверке остатков, т.е. проверить правильность и полноту оформления возвратов клиентам и поставщикам, списания брака, обмена и недопоставок. Нередки случаи, когда товар, предназначенный к возврату поставщику, ожидает отправки с попутным транспортом во время проведения инвентаризации. Помните, что такой товар в инвентаризации не участвует и его целесообразно сложить отдельно и промаркировать.
На адресном складе требуется проверка соответствия расположения товара в информационной системе физическому расположению. Проще говоря, нужно убедиться, что все товары лежат в правильных ячейках. К сожалению, даже использование штрих кодирования не гарантирует на 100% хранения товара в нужной ячейке, ошибки случаются как при раскладе товара, так и при наборе.
Существенно ускорить подсчёт помогает наведение элементарного порядка на складе накануне инвентаризации:

• максимальное заполнение ячеек отбора;
• перемещение лишнего товара в зону хранения;
• полная очистка от товара зоны контроля;
• размещение бракованного и нетоварного вида товара в отдельном месте.

Разделите весь склад на участки таким образом, чтобы каждый участок можно было подсчитать за один день силами одной инвентаризационной группы (3 человека), причём деление должно быть не по категориям товаров, а исключительно по «географическому» принципу, чтобы гарантировать сплошной пересчёт. Зафиксируйте разделение склада на схеме с указанием номеров стеллажей каждого участка.

• Заготовьте инвентаризационные ведомости

Помните, что инвентаризация проводится «вслепую», т.е. ни члены комиссии, ни материально ответственные сотрудники не должны видеть учётные остатки. Для этого в ведомости указывается лишь наименование товара, его артикул, номера ячеек хранения (если доступно в информационной системе), но никак не количество. Если товар хранится на нескольких ячейках, но их номера недоступны при формировании ведомости, то можно выгрузить ведомость в Excel и добавить колонки для количества товара по ячейкам.

• Пересчитайте товар

Эта задача не так проста, поэтому лучше придерживаться следующих рекомендаций:

• Направление пересчёта в стеллаже – слева направо и сверху вниз.
• Если один и тот же товар хранится в нескольких ячейках, то удобнее указывать в ведомости количество отдельно по каждой ячейке, а сумму подбить отдельно.
• Подсчёт весового товара – один раз, чтобы избежать погрешности взвешивания.
• Двойной пересчёт – каждый стеллаж считают 2 сотрудника, по очереди. Результаты подсчетов за два независимых прохода вносятся в информационную систему, формируется сличительная ведомость. При наличии расхождений между проходами производится пересчёт по возникшим расхождениям до тех пор, пока результаты проходов не станут одинаковыми.
• Каждый «подсчитанный» стеллаж должен быть отмечен на схеме.
• В пересчёте товара обязательно должен принимать участие работник склада, знающий этот товар и способный однозначно его идентифицировать. Если идентификация товара по каким-либо причинам затруднена или невозможна, то целесообразно вписать от руки в ведомость всю имеющуюся по нему информацию (в т.ч. количество) и провести идентификацию позже.
• Мелкий и недорогой товар удобнее пересчитывать через вес, даже при штучном учёте – отсчитайте 100 единиц такого товара, взвесьте на электронных весах, выведите вес 1 единицы с точностью до миллиграмма, взвесьте всё количество товара и разделите на вес единицы. Результат получится точнее, чем при поштучном пересчете, а времени сэкономите немало.
• На производственном предприятии учёт металла, труб и метизов ведётся по весу, а в технологических картах и спецификациях возможно указание расхода в листах, погонных метрах и штуках. Удобнее предусмотреть в инвентаризационной ведомости сразу 2 единицы измерения и в целях экономии времени и сил вести подсчёт в штуках (листах, погонных метрах), а после подсчёта переводить в вес на основании переводных таблиц, коих несметное количество в интернете. Попытка взвешивания этих ТМЦ приведет к расхождению между учётными и фактическими данными, поскольку для учёта принимают условный вес, который обычно немного отличается от фактического.    
• Будьте готовы к сюрпризам, если принимали товар упаковками. Нередки случаи, когда в заводской упаковке не достаёт товара, и это становится понятным во время инвентаризации, перемещения товара из зоны хранения в зону отбора или отгрузке, т.е. спустя какое-то время после приемки. Смело составляйте акт о недостаче и направляйте поставщику – при вскрытии упаковки присутствовала инвентаризационная комиссия и материально ответственные лица, минимум 5 человек подпишут такой акт.
• Отнеситесь с особым вниманием к весовому товару, если он гигроскопичен. Повышение влажности на складе может скрыть недостачу и, если нет возможности периодически во время хранения измерять влажность товара, то автоматизируйте измерение влажности помещения и фиксирование результатов в информационной системе. Если это недоступно, то организуйте двойной учёт такого товара – и по весу, и по упаковкам (штукам). 
• В случае обнаружения во время подсчёта брака, поврежденного, испорченного, просроченного товара он подсчитывается отдельно. Целесообразно такой товар сразу после выявления перемещать в специально отведённое для него место.

Помните, что в инвентаризационной ведомости исправления недопустимы. Если вписано неверное количество, то следует эту запись зачеркнуть и сделать новую запись, отдельно заверив её подписью членов комиссии. Каждый лист ведомости должен быть подписан всеми членами комиссии и работниками, участвующими в подсчёте (обычно – материально ответственные лица).

• Подведите итоги

Передайте инвентаризационные ведомости в бухгалтерию, где произойдёт сопоставление фактических остатков и учётных. При расхождении бухгалтер формирует сличительную ведомость (только по тем позициям, по которым выявлено расхождение) в 2 экземплярах, один - для бухгалтерии, другой – для материально ответственного лица. На основании этой ведомости производится списание недостач и оприходование излишков, т.е. приведение данных в информационной системе в соответствие с фактическими. Здесь заканчивается зона ответственность бухгалтерии и наступает ответственность собственника (руководителя) бизнеса:

• Кто конкретно виноват в недостаче и излишках?
• Почему это стало возможно?
• Как предотвратить и то, и другое? 

Если выявлена существенная недостача, а излишков или нет, или они незначительны, то налицо криминал - воровство складских работников у собственника.
Если выявлены существенные излишки, а недостач нет или они незначительны, то налицо криминал другого рода – воровство у клиентов (покупателей). Не сразу понятно, что для собственника (руководителя) хуже – потерять товар или клиентов, но оба случая – предмет для разбирательства службой безопасности.
Сложнее, если присутствуют и большая недостача и серьезные излишки. Это может произойти в результате хищений и попыток их скрыть за счёт клиентов. А может быть результатом так называемой «пересортицы», когда кладовщики просто перепутали товары. Детальный анализ номенклатуры и адресов хранения позволяет с изрядной долей уверенности судить о преднамеренности действий кладовщиков. Если и недостача и излишки внутри одной товарной группы, среди очень похожих по наименованию и внешнему виду товаров, то это – классическая пересортица. Сюда же можно отнести товары из разных групп, но хранящихся на соседних ячейках. Обе проблемы характерны для адресных складов без использования штрих кодов.
Зачастую невозможно выявить конкретного виновника недостачи или излишков, но для руководителя (собственника) есть удобный выход из такой ситуации – наказать всех работников склада, например, уменьшить фонд заработной платы склада на величину недостач и предоставить самим работникам распределять между собой наказание. Как правило, кладовщики или уже знают виновника хищений, или быстро вычисляют после такого наказания. Но лучшее решение – внедрение штрих кодирования, которое на 99,99% предотвращает и преднамеренное воровство, и непреднамеренные ошибки.