Набор товара и комплектация заказов на складе

С чего начать?

Начнём с теории.

Чтобы понять, какие затраты необходимо снизить, перечислим и охарактеризуем все складские издержки:

• Арендная плата за помещение либо амортизация собственного
  На эффективность работы склада не влияет

• Коммунальные платежи
  Как правило, фиксированные

• Электроэнергия
  А вот эта статья расходов непосредственно влияет на эффективность работы

• Использование и техподдержка информационной системы
  Хотя влияние ИС на бизнес процессы склада колоссально, каким-либо образом повлиять на стоимость складской части ИС обычно нереально

• Амортизация (аренда) оборудования и техники
  Оказывает огромное влияние на производительность труда

• Приобретение запчастей, проведение ТО и ремонта техники
  Оказывает косвенное воздействие на эффективность работы склада

• Персонал
  Является одним из главных источников повышения эффективности. Включает в себя следующие затраты:

• Вознаграждение (заработная плата + премии + прочие выплаты + соответствующие налоги и отчисления)
• Спецодежда, обучение, техника безопасности, медосмотры

Уберём из нашего перечня те издержки, изменение которых не сказывается на эффективности работы склада – аренда, коммунальные платежи, плату за ИС. Оставшиеся статьи затрат рассмотрим подробно, чтобы ответить на вопросы:

• Каким образом каждая статья затрат влияет на эффективность работы склада?
• Как уменьшить каждый вид издержек?

Приступим.

Электроэнергия

Используется на складе для освещения, питания локальной сети, зарядки аккумуляторов, иногда для обогрева помещения.
Нас интересует в первую очередь освещение, потому, что от его качества напрямую зависят скорость и точность набора и комплектации.
Нормы освещения логистических центров (в люксах для рабочей поверхности) указаны в СНиП 23-05-95:

Чтобы понять, соответствует ли освещение Вашего склада требованиям СНиПа, обратитесь в специализированную организацию, которая не только измерит уровень освещенности, но и подготовит ТЭО замены освещения. Если на Вашем складе используются лампы накаливания, ртутные или люминесцентные, то замена светильников на светодиодные и установка датчиков движения не только позволит выполнить нормы освещенности, т.е. не будет тормозить набор и комплектацию, но и снизит расходы на электроэнергию. Капитальные затраты на приобретение новых светильников и электромонтажные работы окупятся за 8-16 месяцев. Иногда собственники арендуемых помещений готовы участвовать в затратах на модернизацию, в этом случае срок окупаемости сократится.
В результате такой модернизации Вы получите:

• Уровень освещения, соответствующий СНиПу
• Снижение количества ошибок при наборе и комплектации
• Рост скорости набора
• Снижение текущих затрат на электроэнергию
• Улучшение условий труда и техники безопасности

Амортизация (аренда) оборудования и техники

Очевидно, что размер амортизации (аренды) влияет только на стоимость складских операций. Эффективность же операций зависит от технических характеристик используемого оборудования и техники:

• Тип и количество используемых стеллажей

Насколько имеющиеся стеллажи соответствуют характеристикам и количеству товара? Насколько удобно набирать и размещать товар? Насколько изменится скорость набора при замене стеллажей? Пообщайтесь с кладовщиками, поэкспериментируйте со стеллажами, посоветуйтесь со специалистом. Сделайте несложный расчёт экономической эффективности замены стеллажей и Вам станет понятно, стоит ли овчинка выделки.

• Расположение стеллажей

Топология склада должна быть эргономичной. Проверьте ширину проходов и проемов – везде ли может свободно проехать складская техника. Пообщайтесь с кладовщиками, они покажут все узкие места (в прямом и переносном смысле).

• Тип и количество используемой техники

Соответствует ли имеющаяся техника особенностям товара, помещения и стеллажей? Хватает ли техники каждого типа – тележек, погрузчиков, штабелеров? Соответствует ли грузоподъемность характеристикам товара? Как изменится скорость операций в случае замены какой-либо единицы техники? Удастся ли продать и за какие деньги заменяемую единицу? Какой в результате будет экономический эффект?
Влияние этой статьи расходов на эффективность склада чрезвычайно велико, также велика и цена ошибки при выборе техники и оборудования. Выбирать нужно осторожно, взвесив все известные факты и проконсультировавшись со специалистами. Старайтесь минимизировать количество брендов используемой техники, чтобы не усложнять эксплуатацию.

Приобретение запчастей, проведение ТО и ремонта техники

Данная статья расходов оказывает косвенное влияние на эффективность складских операций. Очевидно, что любая техника должна своевременно проходить техобслуживание и, при необходимости, ремонт. Также очевидно, что нельзя надолго отвлекать технику для регламентных работ, поэтому необходимо найти золотую середину между стоимостью (запчастей и работ) и сроками (поставки деталей и производства работ). Почитайте в Интернете отзывы по специализированным организациям, выбирайте подрядчика не только по цене, но и по качеству работ и срокам их выполнения. Постарайтесь закрепить в договоре на сервисное обслуживание максимальный срок реагирования на Вашу заявку и проведение ТО и ТР в нерабочее для склада время.

Персонал

Пожалуй, главная статья складских затрат и основной ресурс повышения эффективности. Проанализируйте систему оплаты труда и поощрений работников склада: существует ли зависимость размера зарплаты от объема выполненных операций / количества набранного товара? Если зависимости нет, подумайте, насколько возможно привязать зарплату к результатам работы и какие проблемы это решит, а какие породит. Разработайте систему KPI, это поможет оценивать не только набор товара, но и другие операции. Фиксируйте (в ИС, письменно) выполнение KPI каждым работником, все его достижения и упущения – это позволит объективно поощрить/наказать работника по итогам работы за месяц/квартал/год.
Экономия на этой статье расходов необходима, но не «в лоб». Тупо снизив зарплату, Вы останетесь без работников. Просто сократив численность персонала, Вы рискуете сорвать все сроки отправки товара. Что же делать? Единственный выход – сократить время на набор и комплектацию, после чего можно думать об уменьшении персонала. Сделайте «фотографию рабочего дня» Ваших кладовщиков и проанализируйте, на что они тратят больше всего времени:

• Если на поиск товара, то требуется адресная система хранения. Сделайте адреса крупными, легко и однозначно читаемыми издалека. Продублируйте номера стеллажей или проходов и разместите их в каждом торце стеллажа на уровне, видимом издалека. Сделайте таблички с наименованием и кодом товаров яркими, с крупным шрифтом, чтобы быть прочитанными издалека. Для удобства они могут содержать полезную информацию (единица отпускаемой упаковки, производитель, вес – всё, что может помочь кладовщику правильно идентифицировать товар и взять требуемое количество).
• Адресная система внедрена, а времени на поиск всё равно уходит слишком много? - проверьте, как соблюдается расклад товара по адресам. Нашли товар в чужой ячейке – наказывайте виновного и организуйте проверку правильности размещения, иначе не избежать конфликтов с клиентами по поводу ошибок.
• Если кладовщик быстро находит ячейку с нужным товаром, но не может дотянуться до неё или вынужден перекладывать пару паллет, чтобы добраться до товара, то проверьте, насколько Ваши стеллажи соответствуют товару и правильно ли размещён товар на стеллаже. Помните о «золотой зоне» набора, в которой кладовщик должен иметь беспрепятственный доступ к товару без техники, лестниц и подставок (от пола до высоты 170-180 см). Строго соблюдайте правило «тяжёлый товар вниз, лёгкий – наверх».

Внимательно изучите процесс отбора товара из ячейки – что мешает кладовщику сделать это быстрее? Заводская упаковка? Может, стоит приобрести лотки? Просчитайте, как скоро они окупятся, и, если быстрее, чем за 4 года, то приобретайте.

• Если кладовщик долго набирает и пересчитывает мелкий штучный товар, то озаботьтесь предварительной фасовкой по, допустим, 10 штук. Например, товар из группы XA заказывают ежедневно в количестве от 10 до 150 штук. Расфасуйте товар заранее по 10 штук и оставьте часть россыпью для некратных заказов. В этом случае для отбора 135 единиц товара придется отсчитать не 135 штук, а 13 упаковок и 5 штук товара, что гораздо быстрее (и точнее). Актуально для часто востребованного товара.
• Вы уже внедрили адресное хранение, установили правильные стеллажи, купили грузоподъёмную технику, соответствующую товару и помещению – как ещё сократить время на набор? Засеките время, которое кладовщики тратят на перемещение от ячейки к ячейке. Возможно, товар размещён на стеллажах не самым оптимальным образом с точки зрения его востребованности. Сделайте совмещенный ABC и XYZ анализ движения товара за последние 12, 6, 3 и 1 месяц и распределите товар по стеллажам по принципу: наиболее часто востребованный товар (XA) разместите как можно ближе к зоне проверки и отгрузки, а самый редко востребованный (ZC) – в самом дальнем углу. Регулярно актуализируйте ABC и XYZ анализ – сезонность и колебания спроса никто не отменял – и перемещайте товар в соответствии со «свежим» анализом.

Изучите заказы клиентов и выявите товары внутри каждой группы (XA, XB, XC, YA, YB и т.д.), которые часто заказывают одновременно. Расположите их в соседних ячейках, если это позволяют размеры и другие характеристики товара.
Внимательно изучите статистику отгрузок – некоторые товары клиенты заказывают в одном и том же количестве. Подумайте о предварительной фасовке этого товара в таком количестве в свободное от других складских операций время – дополнительных усилий будет потрачено немного, а скорость и точность набора вырастет.  
Все мероприятия по сокращению времени на набор и комплектацию заказов на языке специалистов называются улучшением бизнес процессов. В отличие от замены техники, оборудования и освещения они, как правило, не требуют инвестиций, но дают осязаемый экономический эффект. Обычно совершенствование бизнес процессов позволяет сэкономить 15-25% ВСЕХ складских затрат.

В конце - несколько полезных советов по повышению эффективности, которые вне компетенции склада и представляют интерес для руководителя компании (собственника).
Если склад постоянно забит неликвидом, а востребованный товар негде разместить – внедрите в компании управление запасами, хотя бы на самом примитивном уровне. Склад не виноват ни в дефиците, ни в неликвидах, но очень страдает от них. Управление запасами построено на прогнозе продаж, и если качество прогноза* ниже 70% на протяжении нескольких месяцев подряд, поменяйте методику прогноза.
Поощряйте клиентов ускоренными и бесплатными доставками, скидками за заказ «удобного» количества товаров, кратного заводской упаковке.

* Качество прогноза – это модуль разницы между фактом и прогнозом, деленный на факт. Выражается в процентах. Приемлемым считается качество прогноза от 70% и выше.